當前位置：中國廣告人網(wǎng)站--->品牌營銷欄目--->電子商務(wù)-->詳細內(nèi)容 知識管理離不開電子文檔 作者：佚名 日期：2001-6-27 字體：[大] [中] [小]

　　知識管理的基本思路是通過對計算機軟硬件和網(wǎng)絡(luò)等先進信息技術(shù)的應(yīng)用，有效地管理和利用存在于單位中各個角落以及員工頭腦中的信息，從而構(gòu)建學習型組織，確保整個單位及其內(nèi)部的各個成員持續(xù)不斷地學習和進步，并充分發(fā)揮每一位員工的能力與價值，從而保持單位擁有長盛不衰的生命力與競爭力。

　　知識管理的內(nèi)容
　　知識管理的核心是對知識的挖掘、管理與利用。一般而言，單位中的知識分為結(jié)構(gòu)化知識和非結(jié)構(gòu)化知識。結(jié)構(gòu)化知識是在歷史活動中積淀下來的、以紙張、電子、音像等形式儲存的有形知識，非結(jié)構(gòu)化知識是存在于員工頭腦中的無形的知識。結(jié)構(gòu)化知識與非結(jié)構(gòu)化知識之間存在著一種動態(tài)且相互促進和不斷
提高的螺旋式互動關(guān)系：通過工作，員工頭腦中的一部分非結(jié)構(gòu)化知識會以報告、程序等形式轉(zhuǎn)化成為可以在單位內(nèi)部加以保存的結(jié)構(gòu)化知識；而員工通過培訓、閱讀材料等形式吸收了單位內(nèi)保存的各種結(jié)構(gòu)化知識之后，又會將其轉(zhuǎn)化成為自己頭腦中的專業(yè)知識（非結(jié)構(gòu)化知識）。經(jīng)過這樣的不斷互動之后，單位的結(jié)構(gòu)化知識會不斷豐富，員工頭腦中的專業(yè)知識也會不斷提高，從而整個單位的知識水平也不斷得到提升。

　　當然，上述結(jié)構(gòu)化知識與非結(jié)構(gòu)化知識之間的互動關(guān)系是知識管理的理想狀態(tài)，現(xiàn)實中對非結(jié)構(gòu)化知識的管理與利用是一項巨大的挑戰(zhàn)，短期內(nèi)不可能實現(xiàn)。因此，在知識管理的初始階段，對結(jié)構(gòu)化知識的管理是其核心。

　　存在于各種單位中的結(jié)構(gòu)化知識一般包括資料、信息和知識三個層次，其中數(shù)量最大的是沒有經(jīng)過加工的原始資料；其次是在這些資料的基礎(chǔ)上進行歸類、整理和分析等加工而成的信息，這些信息對公司的決策與運作具有重要的參考意義；數(shù)量最少但價值最大的是經(jīng)過深入分析和挖掘的對決策具有直接參考乃至指導意義的知識。

　　基于上述三個層次的劃分，對結(jié)構(gòu)化知識的管理一般也包括三個階段：

　　第一步，資料管理。對存在于各個角落的紛繁、雜亂、無序的大量資料進行科學的整理、分類，并進行集中、有序的管理，構(gòu)建覆蓋單位運作各個層面的資料信息庫，為知識管理提供前提與基礎(chǔ)。

　　第二步，建設(shè)資料分析與信息挖掘隊伍，從已經(jīng)構(gòu)建的資料信息庫中挖掘出對公司運作和決策具有參考意義的有價值的信息。

　　第三步，提升本單位的知識挖掘與管理能力，將已經(jīng)從 資料信息庫中獲取的各種有價值的信息進行進一步分析和過濾，形成真正意義上的知識。

　　上述三個階段中的第一個階段是實施其他兩個階段的前提與基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)整個知識管理的前提與基礎(chǔ)。

　　電子文檔管理——知識管理的前提
　　根據(jù)前面的論述，知識管理初始階段的重點是對結(jié)構(gòu)化知識的管理與利用，而結(jié)構(gòu)化知識管理的第一步是資料與信息的管理，因此資料信息管理是實現(xiàn)知識管理的前提與基礎(chǔ)。那么，怎樣實現(xiàn)對資料與信息的有效管理呢？目前在西方發(fā)達國家已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用而在我國才剛剛興起的電子文檔管理系統(tǒng)就是幫助各種單位實施資料與信息管理的重要手段。

　　應(yīng)用電子文檔管理系統(tǒng)，企業(yè)可以迅速地將存在于各個角落的大量雜亂無章的信息進行科學、集中的分類、存儲、管理與共享，構(gòu)建起實施信息化建設(shè)所必須的資料信息庫。對于那些以紙張等傳統(tǒng)物理形式存在的資料，電子文檔管理系統(tǒng)也可以通過掃描、數(shù)碼攝入等途徑將其轉(zhuǎn)化成為電子形式進行科學、集中的分類、存儲、管理與共享。這樣經(jīng)過分類和整理以后的大量資料，將成為今后進行信息分析和知識挖掘的重要基礎(chǔ)。

　　除了對現(xiàn)有資料進行分類、存儲、管理和利用外，電子文檔管理系統(tǒng)還可以通過其文檔流程管理功能對新文檔資料的起草、審核、審批、簽發(fā)等全過程進行高效、有序的管理。利用信息分析模塊，電子文檔管理系統(tǒng)還能夠初步實現(xiàn)對既有文檔資料進行分析與管理的功能。以此為基礎(chǔ)，電子文檔還可以進一步擴展其在信息分析、信息挖掘和知識挖掘等方面的功能，逐步發(fā)展成為完整的知識管理解決方案。

　　因此，電子文檔管理系統(tǒng)是實現(xiàn)知識管理的前提與基礎(chǔ)，而知識管理則是電子文檔管理的發(fā)展方向。這就是二者的基本關(guān)系。